Nói về khó khăn trong công tác cải cách hành chính tại xã Đại Ân 2 (huyện Trần Đề), đồng chí Phan Mảnh Liệt - Chủ tịch UBND xã thông tin: “Tính từ đầu năm đến nay, tổng số hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận một cửa trên 5.600 hồ sơ, giải quyết đạt tỷ lệ 100%, không có hồ sơ giải quyết quá hạn. Tuy nhiên, hệ thống phần mềm quản lý hộ tịch thường xuyên xảy ra lỗi, gây khó khăn trong quá trình nhập và xuất dữ liệu. Trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, các bộ phận chuyên môn phải nhập cùng lúc nhiều dữ liệu vào phần mềm, vừa phải ghi chép vào sổ lưu trữ (sổ lĩnh vực hộ tịch, các sổ chứng thực, sổ quản lý thu phí, lệ phí, sổ tiếp nhận lĩnh vực địa chính), làm mất thời gian xử lý hồ sơ đáp ứng yêu cầu của công dân khi đến liên hệ thực hiện thủ tục hành chính. Việc lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ hộ tịch và chứng thực hợp đồng không kho để bảo quản”.

Đoàn kiểm tra cải cách hành chính tỉnh Sóc Trăng ghi nhận làm việc với UBND xã Mỹ Phước, huyện Mỹ Tú và ghi nhận kiến nghị, đề xuất của địa phương. Ảnh: NGỌC HẢI

Đánh giá chung, nhiều bộ phận một cửa ở xã gặp khó do hệ thống mạng, phần mềm đôi lúc bị lỗi dẫn đến việc giải quyết trễ hẹn hồ sơ. Phó Chủ tịch UBND xã Mỹ Phước Lê Vũ Phương cho biết: “6 tháng qua, tại bộ phận một cửa tiếp nhận 1.180 lượt hồ sơ, giải quyết đạt 100%. Trong đó, hồ sơ giải quyết trước hạn 1.172, đúng hạn 2 hồ sơ, có 5 hồ sơ giải quyết trễ do phần mềm gặp sự cố đường truyền internet, 1 hồ sơ trong hạn đang giải quyết. Hồ sơ trễ hạn trên phần mềm có báo cáo bằng văn bản về UBND huyện”.

Tại bộ phận một cửa thị trấn Hưng Lợi (huyện Thạnh Trị), 6 tháng đầu năm có tới 136 hồ sơ xử lý trễ, nguyên nhân chính xuất phát từ phần mềm, gây kéo dài thời gian xử lý hồ sơ. Đồng chí Hồng Thanh Thoại - Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND thị trấn Hưng Lợi giải thích: “Nguyên nhân hồ sơ xử lý trễ hạn nhiều là khi người dân nộp hồ sơ trực tuyến nhưng hồ sơ đó hiện ở giao diện của công chức tư pháp - hộ tịch, công chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ không nhìn thấy, nên không xử lý kịp thời. Các phần mềm ở địa phương đang sử dụng thường xuyên bị lỗi, nhất là lĩnh vực hộ tịch, nhưng lại không được khắc phục kịp thời, dẫn đến khó khăn trong khâu tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Nhìn ở góc độ địa phương, còn tác nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện công tác cải cách hành chính là việc tổ chức tuyên truyền cho người dân về cải cách hành chính chưa được thực hiện thường xuyên và đa số người dân ở nông thôn, trình độ văn hóa thấp, chưa hiểu nhiều về công nghệ thông tin, chưa có điện thoại thông minh... dẫn đến người dân thực hiện việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 và dịch vụ bưu chính công ích còn thấp…”.

Cán bộ, công chức phụ trách công tác cải cách hành chính, cán bộ làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cần được quan tâm nâng cao trình độ chuyên môn. Ảnh: NGỌC HẢI

Về phần này, UBND phường 1 (thành phố Sóc Trăng) cũng gặp khó tương tự. Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND phường 1 Trần Hữu Tâm nêu khó: “Với hệ thống mạng, phần mềm tại phường đôi lúc bị lỗi, gây khó khăn cho việc chuyển trả hồ sơ của công dân. Hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích còn rất thấp do địa bàn phường 1 nhỏ, việc đi lại thuận tiện nên người dân ít có nhu cầu. Việc thực hiện thanh toán trả phí không dùng tiền mặt thông qua quét mã QR còn thấp, chưa đáp ứng yêu cầu hiện nay”.

Từ những khó khăn, vướng mắc trên, lãnh đạo UBND cấp xã kiến nghị cấp có thẩm quyền tháo gỡ. Trước hết là, nhìn chung cơ sở vật chất tại bộ phận một cửa cấp xã còn chưa đồng bộ, cần sớm được đầu tư để bảo đảm chất lượng tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân. Trong đó, máy quét (scan) được xác định là thiết bị cần thiết và quan trọng trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính nhưng tại bộ phận một cửa cấp xã chưa được trang bị đáp ứng nhu cầu. Các địa phương còn đề xuất sớm tổ chức các lớp tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; tập huấn nghiệp vụ cho công chức chuyên môn kết hợp với công chức “một cửa” tiếp nhận hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi trong cơ chế phối hợp. Tiếp tục tổ chức tập huấn nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính cho công chức. Bên cạnh đó, khắc phục lỗi phần mềm, đây được xem là nguyên nhân chính dẫn đến xử lý hồ sơ quá hạn.

Để nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính, hơn hết cần giải quyết khó khăn về cơ sở vật chất và nâng cao chất lượng bộ phận một cửa để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Trước hết, cán bộ, công chức xã cần chủ động, linh hoạt, sáng tạo khắc phục khó khăn. Xây dựng và nhân rộng những mô hình hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính, hướng tới nâng cao số lượng người dân, doanh nghiệp sử dụng và đăng ký dịch vụ công trực tuyến và dịch vụ công mức độ 3, 4, vì hiện nay con số đăng ký này còn thấp, nhất là ở khu vực nông thôn. Bên cạnh đó, lãnh đạo UBND xã kịp thời rà soát, tham mưu, đề xuất cấp trên giải quyết, cũng như tháo gỡ khó khăn, vướng mắc ở bộ phận một cửa, phục vụ và tạo sự hài lòng cho người dân và doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính.

NGỌC HẢI