Chúng tôi đến trụ sở xã Phú Mỹ vào đầu giờ làm việc buổi sáng. Trụ sở xã được xây dựng kiên cố, khang trang, bộ phận một cửa được bố trí ngay tại tầng trệt, có ghế ngồi chờ; các văn bản hướng dẫn, mẫu giấy tờ khai, mức thu phí, lệ phí... được niêm yết công khai, dễ tìm hiểu. Gần đó, có một phòng riêng biệt có tên "Phòng viết hộ".

Khi hỏi, được biết, phòng này được xã bố trí để thực hiện mô hình “viết hộ”. Mô hình này xuất phát từ thực tế nhiều người dân đến trụ sở thực hiện thủ tục hành chính còn lúng túng khi viết đơn, tờ khai... nhất là các thủ tục hành chính về đất đai, xây dựng, khai sinh, khai tử. Đặc biệt đối với người cao tuổi, trình độ học vấn thấp, việc thực hiện điền các thông tin, biểu mẫu theo quy định khi đến làm thủ tục hành chính gặp nhiều khó khăn, công chức phải hướng dẫn nhiều lần, mất nhiều thời gian.

Trước thực trạng trên, bộ phận một cửa UBND xã Phú Mỹ đã có sáng kiến “viết hộ” và bắt đầu thực hiện từ đầu năm 2021. UBND xã bố trí một phòng đối diện với Bộ phận một cửa và phân công 4 đoàn thể (hội cựu chiến binh, hội nông dân, hội liên hiệp phụ nữ và đoàn thanh niên) cử cán bộ, đoàn viên, hội viên thay phiên nhau trực giờ hành chính để hướng dẫn người dân cách viết và viết hộ khi có nhu cầu. Theo đó, người dân, tổ chức khi đến bộ phận một cửa đề nghị giải quyết thủ tục hành chính chỉ cần cung cấp thông tin, dữ liệu cá nhân và các giấy tờ liên quan cho công chức tiếp nhận. Sau đó, được công chức hỗ trợ ghi thay các loại giấy tờ, hồ sơ theo quy định (trừ trường hợp một số thủ tục hành chính đặc thù theo quy định pháp luật không được viết hộ). Mỗi tháng bình quân, cán bộ phụ trách thực hiện “viết hộ” được từ 50 - 60 hồ sơ trên các lĩnh vực.

Cán bộ phụ trách thực hiện “viết hộ” cho người dân đến làm thủ tục hành chính. Ảnh: QUỐC TUẤN

Anh Thạch Bửu Tấn - Phó Bí thư Xã đoàn cho biết: "Mô hình “viết hộ” tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính được cấp ủy, chính quyền địa phương và nhân dân đánh giá rất cao. Với các đơn đề nghị và tờ khai như xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử... thay vì hướng dẫn công dân phải tự viết thì công chức sẽ đánh máy hoặc viết tay cho tổ chức, cá nhân. Khi viết xong, công dân kiểm tra lại độ chính xác các thông tin, công dân chỉ việc ký tên hoặc điểm chỉ vào tờ khai. Mô hình giúp quá trình giải quyết công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn, đáp ứng yêu cầu đổi mới và nêu cao tinh thần trách nhiệm của đội ngũ công chức bộ phận một cửa. Đồng thời rút ngắn thời gian, giảm công sức cho tổ chức, cá nhân, tạo sự hài lòng của công dân khi đến giao dịch với cơ quan nhà nước".

Các con đi làm công nhân tại Bình Dương, nhà không có ai nên bà Sơn Thị Diễm, ấp Bưng Cóc, đến UBND xã để làm thủ tục đăng ký giấy khai sinh cho cháu. Sau khi trình bày mong muốn đến làm thủ tục đăng ký khai sinh, bà Diễm chỉ cần đưa các giấy tờ có liên quan đến ô cửa của công chức tư pháp - hộ tịch xã. Tại đây, công chức phụ trách “viết hộ” đã giúp bà điền thông tin vào tờ khai đăng ký khai sinh. Khoảng 20 phút sau, bà Diễm đã nhận được tờ giấy khai sinh của cháu. Bà Diễm vui vẻ cho biết: “Thủ tục nhanh gọn, cán bộ niềm nở và nhiệt tình viết hộ người dân các tờ khai tôi rất hài lòng”.

Theo báo cáo thống kê, kết quả giải quyết thủ tục hành chính 8 tháng đầu năm 2023, UBND xã Phú Mỹ đã tiếp nhận và giải quyết tổng số trên 6.400 hồ sơ và trả đúng theo thời gian quy định, trong đó có hơn 10% có sự “giúp sức” từ mô hình “viết hộ”. Mô hình “viết hộ” tại bộ phận “một cửa” của UBND xã Phú Mỹ góp phần nâng cao chất lượng cải cách hành chính phục vụ người dân, tạo được mối quan hệ thân thiện giữa chính quyền với nhân dân nhằm hướng đến xây dựng chính quyền phục vụ.

Ông Bành Đức Quang - Phó Chủ tịch UBND xã cho biết thêm: "Nhằm nâng cao chất lượng phục vụ trong công tác giải quyết thủ tục hành chính, UBND xã tổ chức khảo sát đánh giá sự hài lòng về chất lượng phục vụ của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của xã. Kết quả cho thấy, tỷ lệ hài lòng của công dân đến thực hiện thủ tục hành chính đạt 100%. Kết quả này có phần đóng góp tích cực của mô hình “viết hộ”. Mô hình đã góp phần thay đổi ý thức công chức từ nền hành chính quản lý sang nền hành chính phục vụ, đổi mới mạnh mẽ trong cách thực hiện thủ tục, hạn chế được nhiều sai sót, tránh tình trạng nhũng nhiễu, gây phiền hà, khó khăn cho công dân, nâng cao chỉ số hài lòng của người dân".

QUỐC TUẤN